TCiS এর কর্মপরিধিঃ

• TCiS সড়ক ও জনপথ অধিদপ্তরের টেন্ডার এবং চুক্তি সংক্রান্ত তথ্যাদির একটি স্বয়ংসম্পূর্ণ তথ্যভান্ডার হিসাবে কাজ করবে;
• এই সিস্টেম এর On-going Works Search লিংক থেকে ঠিকাদারগণের চলমান কাজের মূল্য (on-going works value) ও এর বিস্তারিত হিসাব সহজেই নির্ণয় করা যাবে;
• এই সিস্টেমে Query-র মাধ্যমে টেন্ডার, চুক্তি, ঠিকাদারের performance ইত্যাদি সংক্রান্ত প্রতিবেদন প্রণয়ন করা যাবে; Query-র মাধ্যমে প্রতিবেদন প্রস্তুতের option সমূহ পর্যায়ক্রমে সিস্টেমে সন্নিবেশ করা হবে;

TCiS এর user account সংক্রান্তঃ

• সওজ ওয়েবসাইট এর 'প্রকিউরমেন্ট সার্কেল' ব্লক থেকে TCiS-এ একসেস করা যাবে;
• সকল অতিরিক্ত প্রধান প্রকৌশলী, তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলী এবং নির্বাহী প্রকৌশলী-কে সওজ এর অফিসিয়াল ইমেইল ঠিকানায় user ID & password প্রদান করা হবে। পৃথক প্রকল্প ইউনিটের ক্ষেত্রে প্রকল্প পরিচালক এবং উপপ্রকল্প পরিচালক / প্রকল্প ব্যবস্থাপক এর জন্য এমআইএস সেল থেকে user ID & password প্রদান করা হবে;
• এই সিস্টেমে শুধুমাত্র নির্বাহী প্রকৌশলী / প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা সমপদের একাউন্ট থেকে তথ্যাদি প্রদান করা যাবে। যে সকল ক্ষেত্রে ক্রয়কারী অতিরিক্ত প্রধান প্রকৌশলী বা তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলী, সে সকল ক্ষেত্রে চু্ক্তি সংশ্লিষ্ট নির্বাহী প্রকৌশলীর মাধ্যমে সিস্টেম এ তথ্য প্রদান করতে হবে;
• অতিরিক্ত প্রধান প্রকৌশলী এবং তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলীগণ তাদের account থেকে স্ব স্ব jurisdiction এর সকল টেন্ডার এবং চুক্তিসমূহের তথ্যাদি দেখতে পারবেন;
• সকল authorized user account থেকে ঠিকাদারগণের চলমান কাজের মোট মূল্য সহ বিস্তারিত হিসাব দেখা যাবে;

অতিরিক্ত প্রধান প্রকৌশলী এবং তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলীগণ এর করণীয়ঃ

• ঠিকাদারের সাথে কোনো চুক্তি সম্পাদনের অব্যবহিত পরই অতিরিক্ত প্রধান প্রকৌশলী এবং তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলীগণ উক্ত টেন্ডার ও চুক্তি সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় তথ্যাদি সংশ্লিষ্ট নির্বাহী প্রকৌশলীর নিকট প্রেরণপূর্বক উক্ত তথ্যাদি TCiS-এর Contract Basic Data এবং Tender Basic Data অংশে অন্তর্ভূক্তির নির্দেশ দিবেন;
• চুক্তি চলাকালীন সময়ে অতিরিক্ত প্রধান প্রকৌশলী এবং তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলীগণ payment এর তথ্যাদি সংশ্লিষ্ট নির্বাহী প্রকৌশলী কর্তৃক সময়মত সিস্টেমে অন্তর্ভূক্ত করা হচ্ছে কিনা তা মনিটর করবেন;
• দরপত্র মূল্যায়নের সময় অতিরিক্ত প্রধান প্রকৌশলী এবং তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলীগণ TCiS-এর On-going Works Search লিংক থেকে ঠিকাদারগণের চলমান কাজের মূল্য (ও এর বিস্তারিত হিসাব) নির্ণয় করবেন এবং এরূপে TCiS-থেকে প্রাপ্ত চলমান কাজের মূল্য সম্বলিত pdf file ইজিপি সিস্টেমে আপলোড করবেন। প্রযোজ্য ক্ষেত্রে উক্ত মান TDMS এ ব্যবহার করবেন।

নির্বাহী প্রকৌশলীগণের করণীয়ঃ

• অতিরিক্ত প্রধান প্রকৌশলী এবং তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলীগণ কর্তৃক প্রেরিত টেন্ডার ও চুক্তি সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় তথ্যাদি এবং নির্বাহী প্রকৌশলীগণের সাথে ঠিকাদারের কোনো চুক্তি সম্পাদনের অব্যবহিত পর সেই টেন্ডার ও চুক্তি সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় তথ্যাদি নির্বাহী প্রকৌশলীগণ TCiS-এর Contract Basic Data এবং Tender Basic Data অংশে অন্তর্ভূক্ত করবেন;
• একজন নির্বাহী প্রকৌশলীর jurisdiction এ চলমান ছোট বড় প্রতিটি কাজের তথ্য TCiS-এর Contract Basic Data এবং Tender Basic Data অংশে অন্তর্ভূক্ত করতে হবে;
• একজন নির্বাহী প্রকৌশলী তাঁর সড়ক বিভাগ সংশ্লিষ্ট সকল চুক্তির payment এর তথ্যাদি (যথাঃ payment এর তারিখ এবং cumulative amount paid) payment এর অব্যবহিত পরই TCiS-এর Update Payment অংশে অন্তর্ভূক্ত করবেন;
• বিল অনুমোদিত অবস্থায় থাকলেও কোনো অবস্থাতেই payment না হওয়া পর্যন্ত Update Payment অংশে তথ্য অন্তর্ভূক্ত করা যাবে না। এ লক্ষ্যে চেক নম্বর প্রদান করা বাধ্যতামূলক করা হয়েছে;
• দরপত্র মূল্যায়নের সময় নির্বাহী প্রকৌশলীগণ TCiS-এর On-going Works Search লিংক থেকে ঠিকাদারগণের চলমান কাজের মূল্য (ও এর বিস্তারিত হিসাব) নির্ণয় করবেন এবং এরূপে TCiS-থেকে প্রাপ্ত চলমান কাজের মূল্য সম্বলিত pdf file ইজিপি সিস্টেমে আপলোড করবেন। প্রযোজ্য ক্ষেত্রে উক্ত মান TDMS এ ব্যবহার করবেন।